Anleitung in 7 Schritten

Behördenpost in Zulio

Zulassungsbescheide, vorläufige Zulassungsnachweise, Gebührenbescheide und Abmeldebescheinigungen kommen von selbst an. So finden Sie jede Nachricht, öffnen die Dokumente und halten fest, was erledigt ist.

Stand: Oktober 2026

Eigene GKS-Nummer

das Postfach gibt es nur damit

Kundenportal

Reiter „Postfach“

Nichts abholen

Zulio ruft die Post von selbst ab

  1. 1

    Postfach im Kundenportal öffnen

    Mit eigener GKS-Nummer holt Zulio die Behördenpost von selbst ab und legt sie im Kundenportal unter „Postfach“ ab. Jede Nachricht der Zulassungsstellen und des KBA steht dort, die neueste oben. Das Postfach aktualisiert sich selbst.

  2. 2

    Die Liste lesen

    Jede Zeile ist eine Nachricht. GKS01 ist der Kanal für Antragskopien und Ergebnisse, GKS02 der Kanal für Gebührenbescheide.

    1. 1Nachricht: Kennzeichen und Eingang. Klick auf den Kopf sortiert nach Datum.
    2. 2Kanal und Abrufstatus: „Abgerufen“, „Ausstehend“ oder „Fehler“.
    3. 3Referenzen: Antragsnummer, FIN oder Kassenzeichen, Halter laut Antrag, Antragsteller und Mandant. Ein Klick öffnet alle Nachrichten dieser Referenz.
    4. 4Gebühren: Betrag aus dem Bescheid.
    5. 5Docs: die Dokumente, farbig nach Art. Gebühr ist gelb, vorläufige Zulassung türkis, Ablehnung rot.
    6. 6Markierung: Offen, Gelesen, Bezahlt oder Ignoriert.
    7. 7Details: Notiz und das Detailfenster.
  3. 3

    Suchen und filtern

    Das Suchfeld findet Kennzeichen, Referenz, Antragsnummer, Halter und Nachrichten-ID. Der Knopf „Filter“ öffnet „Filter und Sortierung“. Alles lässt sich kombinieren. Die Zahl am Knopf zeigt, wie viele Einstellungen gesetzt sind.

    1. 1„Filter“ mit Zähler.
    2. 2Suchfeld.
    3. 3Zeitraum: Woche, Monat, Quartal, Jahr, Alle oder eigene Daten.
    4. 4Kanal: GKS01 oder GKS02.
    5. 5Markierung mit Anzahl je Status.
    6. 6Sortierung, zum Beispiel nach Gebühr oder Ortskennung.
  4. 4

    Nach Antrag zusammenfassen

    In der Ansicht „Nach Antrag“ fasst Zulio alle Nachrichten eines Antrags in einer Karte zusammen. Im Kopf stehen Kennzeichen, Antragsnummer und die Zahl der Nachrichten, darunter Antragskopie und Gebührenbescheid. Unten steht, wie viele Anträge und Nachrichten es insgesamt sind.

    1. 1„Nach Antrag“ in der Werkzeugleiste.
    2. 2Kopf der Karte mit Kennzeichen und Antragsnummer.
    3. 3Anzahl der Nachrichten zu diesem Antrag.
  5. 5

    Nachricht im Detail öffnen

    Der Pfeil rechts in der Zeile öffnet das Detailfenster. Oben stehen Kennzeichen, Art der Nachricht, Vorgang, Kanal und Eingang. Links die Übersicht, rechts Dokumente, Vorgang und eine Notiz.

    1. 1Kopfleiste mit Markierung.
    2. 2„Übersicht“ zeigt die Daten lesbar aufbereitet, „Original (XML)“ die Nachricht der Behörde im Original.
    3. 3Status-Verlauf und Antragsbearbeitung, bei Bescheiden Zahlung und Gebühren.
    4. 4Dokumente: ein Klick zeigt die Vorschau.
    5. 5Vorgang: Antragsnummer, Halter, Fahrzeug, Absender und Mandant.
    6. 6Notiz, nur für Ihr Team sichtbar.
  6. 6

    Dokument ansehen und herunterladen

    Ein Klick auf ein Dokument öffnet die Vorschau. Oben laden Sie es herunter, drucken es oder öffnen es in einem neuen Tab. Halten Sie ein Dokument in der Liste gedrückt, lädt Zulio es direkt herunter.

  7. 7

    Markieren und Notiz schreiben

    Mit der Markierung halten Sie fest, was erledigt ist. Ein Klick auf den Status schaltet weiter, der kleine Pfeil daneben öffnet die Auswahl. Der Stift öffnet eine interne Notiz direkt unter der Zeile. Sie speichert sich von selbst, höchstens 500 Zeichen. Zeilen mit Notiz haben einen gelben Stift.

Mehr zur Behördenpost

Markierungen, die Übersicht je Antrag, Export und die Behördenpost im Antrag selbst.

Die vier Markierungen

„Offen“ ist neu und unbearbeitet. „Gelesen“ heißt gesehen. „Bezahlt“ setzen Sie bei Gebührenbescheiden nach der Überweisung. „Ignoriert“ nutzen Sie zum Beispiel für einen doppelt zugestellten Bescheid, den Sie nicht bezahlen.

Alles zu einem Antrag

Ein Klick in die Spalte „Referenzen“ öffnet die Referenz-Übersicht. Sie zeigt alle Nachrichten dieses Antrags mit Kennzahlen, den Eckdaten und den Verlauf, bei Bescheiden mit Betrag, Fälligkeit und Bankverbindung.

  1. 1Nachrichten, Kanäle, Dokumente und Forderung.
  2. 2Verlauf, neueste zuerst.

Behördenpost exportieren

„Export“ in der Werkzeugleiste lädt alle Nachrichten zu Zeitraum, Kanal und Suche als JSON oder XML, mit der Original-Nachricht und den PDFs. Die Feinfilter gelten für den Export nicht.

Behördenpost direkt im Antrag

Auch ohne Kundenportal sehen Sie die Behördenpost im Antrag selbst, im letzten Schritt „Behördenpost“. Dort stehen Eingang, Antragsteller und Zulassungsstelle und die Dokumente als PDF. Sobald die erste Nachricht eingeht, schließt Zulio den Antrag ab.

Wenn noch keine Post da ist

Bearbeitet die Behörde den Antrag von Hand, wartet der Schritt „Behördenpost“. Mit „Status bei KBA abfragen“ fragen Sie den aktuellen Stand ab. Nicht alle Zulassungsbehörden stellen Bescheide elektronisch zu. Kommt lange nichts, wenden Sie sich mit der Antragsnummer direkt an die Behörde.

Eine Nachricht mit „Fehler“

Steht bei einer Nachricht „Fehler“, konnte sie nicht abgerufen werden. Im Detailfenster steht im roten Kasten der Grund, zum Beispiel „Abruf beim KBA vorübergehend nicht möglich, wird automatisch wiederholt.“ Zulio versucht es dann von selbst erneut.

Gut zu wissen

Ohne eigene GKS-Nummer

Ohne eigene GKS-Nummer gibt es das Postfach nicht. Die Behördenpost Ihrer Anträge sehen Sie dann im Antrag im Schritt „Behördenpost“.

Halter in der Liste

Die Behördenpost selbst nennt keinen Namen. Den Halter übernimmt Zulio aus dem eingereichten Antrag. Post zu Anträgen, die nicht über Zulio liefen, trägt daher keinen.

Bescheide bezahlen

Gebührenbescheide prüfen und bezahlen Sie im Reiter „Rechnungen“ des Postfachs.

Zur Anleitung Rechnungen & SEPA

Selbst ausprobieren

In der Portal-Demo sehen Sie das Postfach mit 30 Beispielanträgen, Bescheiden und einer Störung.

Klick-Demo öffnenAlle Anleitungen